Financiële verantwoording

Eens per jaar legt de VvE verantwoording af over het gevoerde financiële beleid. Dit is wettelijk verplicht. Voor ieder boekjaar houdt de VvE baten en de lasten (inkomsten en uitgaven) bij. Het bestuur wordt hierin bijgestaan door een kascommissie die de jaarrekening controleert en beoordeelt. Als de statuten van de VvE dat bepalen, bekijkt een Raad van Commissarissen de jaarrekening. Vaak geeft de kascommissie ook een advies aan de leden van de VvE om al dan niet akkoord te gaan met deze stukken. Een VvE is overigens wettelijk verplicht een kascommissie te benoemen als de jaarstukken niet worden gecontroleerd door een Raad van Commissarissen.

De begroting voor het komende boekjaar

Het bestuur is verplicht een begroting te maken voordat het nieuwe boekjaar begint. Deze begroting geeft een overzicht van de te verwachten inkomsten en uitgaven. Vaak gebeurt deze schatting op basis van kosten uit het voorgaande boekjaar. Omdat de begroting wordt opgemaakt voordat het lopende boekjaar is afgesloten, en de jaarrekening dus niet definitief is, wordt bij de begroting vaak gebruik gemaakt van een voorlopige jaarrekening.

Als de definitieve jaarrekening afwijkt van de voorlopige jaarrekening, kan dat aanleiding zijn de begroting aan te passen. Het is dan raadzaam eerst overeenstemming te krijgen over de jaarrekening en daarna over de aangepaste begroting.

De jaarrekening

Een andere verplichting van het bestuur is om jaarlijks een jaarrekening, inclusief exploitatierekening, op te stellen. Hiermee legt het bestuur financiële verantwoording af aan de vergadering van eigenaren. De jaarrekening moet zoveel mogelijk inzicht geven in de financiële situatie van de VvE. Om het gewenste inzicht te krijgen moet de jaarrekening bestaan uit:

1. Een exploitatierekening = de staat van baten en lasten.
2. Een balans met een mutatieoverzicht van de reserves.
3. Een toelichting op dit geheel.

Vaak wordt het bovenstaande ook vergeleken met de begroting. Belangrijke afwijkingen moet het bestuur toelichten.

Décharge verlenen

Zodra de vergadering van eigenaren akkoord is met de jaarrekening, doet het bestuur er goed aan décharge te vragen aan de VvE. Dat houdt in dat de VvE de verantwoordelijkheid over het afgesloten boekjaar van het bestuur overneemt. Het bestuur is vanaf dat moment (wat de financiën betreft) niet meer aansprakelijk te stellen voor het afgeronde boekjaar.

Zet het goedkeuren van de jaarrekening en het verlenen van décharge als twee verschillende punten op de agenda voor de vergadering van eigenaren. Op die manier is bij alle leden van de VvE duidelijk dat deze punten aan bod zullen komen tijdens de vergadering en zijn beide punten later ook duidelijk terug te vinden in de notulen. Verleent de vergadering namelijk geen décharge, dan blijft het bestuur aansprakelijk.