Vereniging Eigen Huis
Verplichtingen VvE
Als u eigenaar bent van een appartement, moet u met de andere eigenaren in het appartementencomplex een Vereniging van Eigenaren (VvE) hebben. Een VvE:
- Vergadert minimaal een keer per jaar.
- Heeft een bestuur en een kascommissie.
- Staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Heeft een reservefonds.
- Maakt ieder jaar een jaarrekening en een begroting.
- Moet een collectieve opstalverzekering hebben.
De VvE-vergadering
In het splitsingsreglement staat meestal dat een VvE minimaal één keer per jaar moet vergaderen (binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar). In de akte of het reglement staan ook de regels voor de VvE-vergadering. Bijvoorbeeld hoeveel mensen aanwezig moeten zijn op de vergadering en hoe de uitnodigingen moeten worden verstuurd.
Wat doet de VvE-vergadering?
- Alle besluiten nemen.
- Het exploitatie-overzicht en de balans bespreken.
- De begroting van het komende jaar vaststellen.
- De servicekosten van het komende jaar vaststellen.
VvE-vergadering organiseren
De uitnodiging voor de vergadering moet minimaal 15 dagen vantevoren schriftelijk worden verstuurd. Na de vergadering krijgen de VvE-leden de notulen.
VvE-leden kunnen ook zelf een vergadering bijeenroepen. Degenen die de vergadering aanvragen moeten wel minimaal 10 % van de stemmen vertegenwoordigen. U vraagt de vergadering aan bij de bestuurder. Als het bestuur niet voldoet aan het verzoek, mogen u en of de andere VvE-leden zelf een vergadering houden. Kijk voor de termijn waarbinnen het bestuur moet reageren in het splitsingsreglement.
Volmacht voor vergadering
Wie een VvE-vergadering niet kan bijwonen, mag een gemachtigde tijdens de vergadering namens hem/haar een stem laten uitbrengen. Sommige splitsingsreglementen schrijven voor aan wie een volmacht mag worden gegeven. Als hierover geen afspraken zijn gemaakt, kan de volmacht aan iedereen worden gegeven.
Download hier een modelvolmacht (Word)
Aandachtspunten VvE-vergadering
Reservefonds
Iedere VvE moet een reservefonds opbouwen. Uit dit fonds betaalt de VvE kosten die niet jaarlijks voorkomen zoals groot onderhoud. Het reservefonds voorkomt dat eigenaren grote uitgaven voor bijvoorbeeld gevelrestauratie of dakreparatie in één keer moeten betalen. Hoeveel VvE’s in een reservefonds moeten storten, is niet vastgelegd. De vuistregel is dat 0,3 a 0,5 % van de herbouwwaarde van het gebouw genoeg is. De leeftijd van het gebouw en bijvoorbeeld de staat van onderhoud kunnen dit bedrag uiteraard beïnvloeden.
Om een goede indicatie te krijgen kan uw VvE een Meerjarenonderhoudsplanning laten maken. Ook kan de VvE de onderhoudsmeter van de Rijksoverheid gebruiken.
Inschrijving Kamer van Koophandel
Iedere VvE moet zich inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Op de KvK-website vindt u een inschrijfformulier en informatie over de papieren die u hiervoor nodig heeft. Wijzigt het bestuur van uw VvE, dan moet u dit doorgeven aan de KvK. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel is sinds 1 januari 2013 gratis.
Voor kleine VvE’s kan de inschrijving bij de KvK lastig zijn. Er is bijvoorbeeld geen bestuurder en of er is geen meerderheid in de VvE die de inschrijving kan bekrachtigen. Vereniging Eigen Huis heeft de Tweede Kamer hier per brief op gewezen. De wet die de inschrijving verplicht, wordt binnenkort geëvalueerd en mogelijk afgeschaft.
