Digitaal vergaderen als VvE
Vanwege Corona was het lange tijd niet verstandig om fysieke algemene ledenvergaderingen te houden. Online vergaderen geniet nu soms nog de voorkeur. Maar hoe regel je dat als VvE-bestuur? We hebben de stappen voor je op een rij gezet.
Actueel:
Tijdens COVID-19 is een tijdelijke wetgeving gemaakt om als VvE digitaal te vergaderen. Deze wetgeving gold tot 1 februari 2023. De overheid werkt nu aan een permanente mogelijkheid voor digitaal vergaderen. Tot die tijd moeten VvE's de regels uit hun splitsingsreglement weer volgen.
Lees nieuwsberichtStap 1: Zet de volgende informatie in je uitnodiging
De vergadering moet in ieder geval worden uitgeschreven volgens de oproepingstermijn genoemd in het splitsingsreglement:
- Het bestuur of de voorzitter van de vergadering bepaalt dat leden geen fysieke toegang hebben tot de vergadering. De vergadering kan door leden langs de elektronische weg worden gevolgd;
- De leden kunnen tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen stellen over de onderwerpen die in de uitnodiging (de agenda) staan;
- De wijze van stemmen voor leden.
Mocht het lid niet optimaal kunnen vergaderen door bijvoorbeeld een hapering in de verbinding, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.
Stap 2: Bepaal hoe de vergadering digitaal gaat plaatsvinden
Om de vergadering te volgen kun je als VvE gebruik maken van e-mail, website, audio- (of AV-)stream, maar ook door middel van een (groeps-)telefoongesprek, beeldbellen of een audiovisuele vergaderapplicatie. Het moet hierbij mogelijk zijn voor leden om vragen te stellen tijdens de vergadering via de elektronische weg. Wanneer dit absoluut onmogelijk is, mag je afwijken van deze regel. Ook moeten deze antwoorden toegankelijk worden gemaakt via de elektronische communicatiemiddelen.
Tip: Heb je zelf geen digitale middelen om deel te nemen aan een digitale vergadering, wees creatief. Kijk of je van iemand een laptop kunt lenen, geef een volmacht. Je kunt ook vooraf je stem uitbrengen.
Stap 3: Verifieer stemgerechtigden
Het bestuur of de voorzitter van de vergadering kan bepalen dat leden alleen kunnen stemmen met de gebruikte communicatiemiddelen. Daarbij is het belangrijk dat de stemgerechtigden via het gebruikte elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd. Verifieer dit daarom gedurende de vergadering, middels een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigde.
Onze diensten voor VvE's
Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Krijg inzicht in onderhoud en onderhoudskosten. Wij regelen het voor jou!
Regel een MJOPVvE-verzekering
Alle benodigde VvE-verzekeringen in één pakket. Daarnaast kun je ook los je VvE-verzekering aanvragen, zoals de verplichte opstalverzekering en aansprakelijkheidsverzekering.
VVE-pakketJuridisch advies bij conflicten
Rechtspositiebepaling bij een conflict met een bewoner of professionele partij.
Bekijk de mogelijkhedenDuurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)
Inzicht in onderhoud, kosten en een planning van de verduurzamingsplannen van de VvE
Meer over DMJOPVoorzitter/adviseur VvE-vergadering
Voor structuur en hulp bij een VvE-vergadering
Regel een voorzitter/adviseur