22961-7993 appartementencomplex 1903x432

Zo vergader je als VvE in coronatijd

Met deze 3 stappen ben je goed voorbereid

Corona zorgt er nog altijd voor dat het niet verstandig is om fysieke algemene ledenvergaderingen (ALV) te houden. Wel is het mogelijk om deze digitaal te organiseren. Hoe je dat regelt als VvE-bestuur? We hebben de stappen voor je op een rij gezet.

Zet de volgende informatie in je uitnodiging

 

De vergadering moet in ieder geval worden uitgeschreven volgens de oproepingstermijn genoemd in het splitsingsreglement:
  • Het bestuur of de voorzitter van de vergadering bepaalt dat leden geen fysieke toegang hebben tot de vergadering. De vergadering kan door leden langs de elektronische weg worden gevolgd;
  • De leden kunnen tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering schriftelijk of elektronisch vragen stellen over de onderwerpen die in de uitnodiging (de agenda) staan;
  • De wijze van stemmen voor leden.

Bepaal hoe de vergadering digitaal gaat plaatsvinden

Om de vergadering te volgen kun je als VvE gebruik maken van e-mail, website, audio- (of AV-)stream, maar ook door middel van een (groeps-)telefoongesprek, beeldbellen of een audiovisuele vergaderapplicatie. Het moet hierbij mogelijk zijn voor leden om vragen te stellen tijdens de vergadering via de elektronische weg. Wanneer dit absoluut onmogelijk is, mag je afwijken van deze regel. Ook moeten deze antwoorden toegankelijk worden gemaakt via de elektronische communicatiemiddelen.



Tip: Heb je zelf geen digitale middelen om deel te nemen aan een digitale vergadering, wees creatief. Kijk of je van iemand een laptop kunt lenen, geef een volmacht. Je kunt ook vooraf je stem uitbrengen.

Mocht het lid niet optimaal kunnen vergaderen door bijvoorbeeld een hapering in de verbinding, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

Verifieer stemgerechtigden 

Het bestuur of de voorzitter van de vergadering kan bepalen dat leden alleen kunnen stemmen met de gebruikte communicatiemiddelen. Daarbij is het belangrijk dat de stemgerechtigden via het gebruikte elektronische communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd. Verifieer dit daarom gedurende de vergadering, middels een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigde.

Onze diensten voor VvE's