Tips VvE-beheer

Een VvE-beheerder houdt onder meer de boekhouding bij en doet de incasso van de maandelijkse bijdragen. Het zijn taken die je niet door de eerste de beste persoon laat uitvoeren. Daarom hieronder een aantal tips voor het vinden van een goede, betrouwbare VvE-beheerder.

1. Welke VvE-beheerders zitten in jouw regio

Onderzoek welke VvE-beheerders in jouw regio werken  of vraag andere VvE’s of zij een kantoor kunnen aanraden. Bekijk de websites van de beheerders goed. Blijkt uit de informatie hierop dat ze voldoende kennis over VvE’s hebben? 

2. Bepaal de taken van de VvE-beheerder

Bespreek in de VvE-vergadering welke taken de VvE-beheerder op zich moet nemen. Wil je alleen het financieel beheer uitbesteden of ook het technisch beheer, zoals het onderhoud van het appartementencomplex?

3. Vraag vrijblijvend offertes op

Bekijk of de opgevraagde offertes toegespitst zijn op jouw wensen; staan de juiste taken van de VvE-beheerder vermeld? Spreek met de beheerder af dat de offerteprijs in ieder geval geldt tot de eerstvolgende vergadering van eigenaars.

4. Nodig VvE-beheerders uit

Nodig minimaal drie beheerders uit voor een gesprek en laat meerdere mensen uit de VvE hierbij aanwezig zijn, zoals de bestuursleden. Weet de beheerder veel over VvE’s? Praat hij er met enthousiasme over? Heeft hij juridische kennis of is deze kennis aanwezig op het kantoor van de beheerder?

5. Bezoek de VvE-beheerder op kantoor

Bekijk of je bij de beheerder langs kunt gaan op kantoor. Zo kun je de sfeer proeven en krijg je een beter beeld van de organisatie.

6. Kies een bereikbare beheerder

Check of de beheerder goed te bereiken is per telefoon en e-mail. En is er een vervanger beschikbaar bij ziekte? Wanneer je als VvE ook het technisch beheer en onderhoud wilt uitbesteden, dan is het belangrijk dat de beheerder ook buiten kantoortijden bereikbaar is, bijvoorbeeld bij lekkages.

7. Geef niet alles uit handen

Ook als je een goede beheerder hebt gevonden, is het verstandig niet alles uit handen te geven. Laat bijvoorbeeld de voorzitter en de penningmeester van de VvE mee tekenen voor een betaling uit het reservefonds. En laat een bestuurslid van de VvE periodiek de betalingen via internetbankieren controleren. Zo kun je het VvE-beheer veilig uitbesteden.