Zo organiseer je een VvE vergadering
De Vereniging van Eigenaren (VvE) is verplicht om minimaal één keer per jaar een Algemene Ledenvergadering te organiseren. Hoe pak je dit aan? Bekijk het stappenplan.
Actueel: digitaal vergaderen met je VvE binnenkort mogelijk?
Begin 2024 is het wetsvoorstel Wet Digitale Algemene Vergadering Privaatrechtelijke Rechtspersonen ingediend bij de Tweede Kamer. In deze wet wordt volledig digitaal vergaderen voor onder meer VvE’s mogelijk gemaakt.
Vereniging Eigen Huis pleitte ervoor om digitaal vergaderen mogelijk te maken. De vereniging merkt dat er bij haar achterban een grote behoefte is om digitaal te kunnen vergaderen. Het verlaagt een aantal drempels: zo is het niet meer nodig om een vergaderlocatie te regelen én is digitaal vergaderen voor de meeste mensen makkelijker. Hierdoor kunnen meer appartementseigenaren aanwezig zijn. Zo kunnen rechtsgeldige besluiten voor bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden en verduurzaming genomen worden. Tegelijkertijd heeft Eigen Huis opgeroepen om oog te hebben voor de belangen van digitaal minder vaardige personen. Deze oproep is overgenomen door het kabinet. Dat leidde ertoe dat het VvE-bestuur ervoor moeten zorgen dat iedereen kan mee vergaderen.
Verder heeft Vereniging Eigen huis het initiatief genomen voor een brief, waarin zij samen met andere VvE-organisaties de Tweede Kamer oproept tot een snelle invoering van de wet.
Het wetsvoorstel ligt momenteel nog bij de Tweede Kamer en moet daarna ook nog door de Eerste Kamer behandeld worden. Wanneer de wet in werking treedt is nog onbekend. Een planning is (nog) niet te geven gezien het verdere politieke verloop.
Stappenplan
Een VvE-vergadering moet minimaal één keer per jaar plaatsvinden. Tijdens deze algemene ledenvergadering (ALV) neemt de Vereniging van Eigenaars belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over het onderhoud of verduurzaming van het pand of een wijziging in het huishoudelijk reglement.
Ook presenteert het bestuur tijdens de jaarlijkse vergadering de jaarrekening en het jaarverslag. De kascommissie heeft deze stukken gecontroleerd en geeft een advies aan de VvE. De VvE beslist vervolgens of de stukken worden goedgekeurd of afgekeurd, en of decharge (vorm van goedkeuring) aan het bestuur wordt verleend. Het bestuur is na decharge niet meer aansprakelijk voor het gevoerde beleid.
Vaker vergaderen
Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen. Meestal heeft de VvE hiervoor 10% van de stemmen nodig.
Bereid je óók voor als appartementseigenaar
Heb je agendapunten?
Omdat je bijvoorbeeld een airco wilt installeren op het dak of een zonnescherm wilt plaatsen aan de muur? Je hebt dan namelijk toestemming nodig van de VvE. Meld deze agendapunten tijdig bij het bestuur, op basis van de nieuwe modelreglementen 2006 en 2017, tot minimaal zeven dagen voor de algemene ledenvergadering.
Vragen over de concept jaarstukken en begroting?
Vraag voorafgaand aan de vergadering om verduidelijking bij het bestuur.
Ben je niet aanwezig?
Gebruik een volmacht om iemand anders te laten stemmen. Maak gebruik van een voorbeelddocument onderaan deze pagina.
Maak gebruik van deze voorbeelddocumenten!
Voorbeeld agenda VvE-vergadering (docx), 34.0KB
Zorg dat alle VvE-leden goed op de hoogte zijn met deze voorbeeld agenda
Download
Voorbeeld uitnodigingsbrief (docx), 15.6KB
Schrijf je uitnodiging voor de VvE-vergadering aan de hand van dit handige voorbeeld.
Download
Voorbeeld volmacht VvE-vergadering (docx), 16.9KB
Maak het VvE-leden makkelijker een volmacht af te geven voor de VvE-vergadering met deze download
Download
We helpen je graag
Voorzitter/adviseur VvE-vergadering
Voor structuur en hulp bij een VvE-vergadering
Regel een voorzitter/adviseur