VvE vergadering

Hoe vaak vergadert een VvE?

Een VvE vergadering moet minimaal één keer per jaar plaatsvinden. Tijdens deze algemene leden vergadering (ALV) neemt de Vereniging van Eigenaars belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over het onderhoud of verduurzamen of een wijziging in het huishoudelijk reglement. De besluiten van de vergadering worden vervolgens door het bestuur ten uitvoer gebracht. Vanwege Corona was het lange tijd niet verstandig om fysieke algemene ledenvergaderingen te houden. Digitaal vergaderen geniet nu soms nog de voorkeur. 

Ook presenteert het bestuur tijdens de jaarlijkse vergadering VvE de jaarrekening en het jaarverslag. De kascommissie heeft deze stukken gecontroleerd en geeft een advies aan de VvE. De VvE beslist vervolgens of de stukken worden goedgekeurd of afgekeurd, en of er kwijting en decharge aan het bestuur wordt verleend.

Conflict tijdens een vergadering

Het kan voorkomen dat een aantal leden het tijdens de ledenvergadering het niet met elkaar eens zijn waardoor een conflict ontstaat. Het voorzitten van een vergadering kan dan een uitdaging zijn. Een aantal tips om hier als voorzitter mee om te gaan: 

1. Neem de tijd om elkaar te begrijpen
   Verdiep je in de belangen van elke partij zodat je een neutrale en eerlijke positie in kunt nemen. 
2. Laat iedereen aan het woord komen
   Zorg ervoor dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn of haar standpunt te geven.
3. Richt je op het doel van de vergadering
   Zorg ervoor dat de discussie gefocust blijft op de onderwerpen die op de agenda staan en laat je niet afleiden door persoonlijke emoties of andere zaken. Stel de gezamenlijke doelstellingen vast zodat duidelijk is dat iedereen hetzelfde doel nastreeft.
4. Blijf rustig en professioneel
   Probeer de vergadering in goede banen te leiden en laat je niet afleiden door emoties.
5. Overweeg een mediator in te schakelen
   Zijn de betrokken leden niet in staat om het met elkaar eens te worden of een compromis te sluiten? Dan kan het verstandig zijn een mediator in te schakelen. Een onpartijdige derde partij kan helpen om een oplossing te vinden die voor alle partijen acceptabel is. 

Heeft jouw VvE behoefte aan meer structuur of staan er issues op de agenda die voor onrust zorgen? Vereniging Eigen Huis kan je helpen aan een onafhankelijke, ervaren voorzitter. 

Regel een voorzitter/adviseur

Vaker vergaderen

Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen. Meestal heb je hiervoor 10% van de stemmen nodig. 

Toolkit vergaderen 

In deze toolkit vind je aantal handige documenten waarmee je onder andere jouw eerste VvE vergadering kunt organiseren. Zo vind je hier een voorbeeldbrief om alle leden van de VvE uit te nodigen en een voorbeeld agenda voor de eerste VvE vergadering. Met de volmacht maak je het voor leden mogelijk een ander een volmacht te geven om in zijn plaats ter vergadering te verschijnen en namens hem/haar te stemmen.

Voorbeeld volmacht vergadering (docx)

Voorbeeld uitnodigingsbrief VvE-vergadering (docx)

Voorbeeldagenda VvE-vergadering (docx)