VvE vergadering
Een VvE vergadering vindt minstens één keer per jaar plaats. Maar wat wordt er besproken in deze vergadering? En hoe werkt het stemmen tijdens de vergadering? Je leest het hier.
Hoe vaak vergadert een VvE?
Een VvE vergadering moet minimaal één keer per jaar plaatsvinden. Tijdens deze algemene leden vergadering (ALV) neemt de Vereniging van Eigenaars belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over het onderhoud of verduurzamen of een wijziging in het huishoudelijk reglement. De besluiten van de vergadering worden vervolgens door het bestuur ten uitvoer gebracht. Vanwege Corona was het lange tijd niet verstandig om fysieke algemene ledenvergaderingen te houden. Digitaal vergaderen geniet nu soms nog de voorkeur.
Ook presenteert het bestuur tijdens de jaarlijkse vergadering VvE de jaarrekening en het jaarverslag. De kascommissie heeft deze stukken gecontroleerd en geeft een advies aan de VvE. De VvE beslist vervolgens of de stukken worden goedgekeurd of afgekeurd, en of er kwijting en decharge aan het bestuur wordt verleend.
Stappen voor het organiseren van een VvE vergadering
Conflict tijdens een vergadering
Het kan voorkomen dat een aantal leden het tijdens de ledenvergadering het niet met elkaar eens zijn waardoor een conflict ontstaat. Het voorzitten van een vergadering kan dan een uitdaging zijn. Een aantal tips om hier als voorzitter mee om te gaan:
- Neem de tijd om elkaar te begrijpen
Verdiep je in de belangen van elke partij zodat je een neutrale en eerlijke positie in kunt nemen. - Laat iedereen aan het woord komen
Zorg ervoor dat iedereen de gelegenheid krijgt om zijn of haar standpunt te geven. - Richt je op het doel van de vergadering
Zorg ervoor dat de discussie gefocust blijft op de onderwerpen die op de agenda staan en laat je niet afleiden door persoonlijke emoties of andere zaken. Stel de gezamenlijke doelstellingen vast zodat duidelijk is dat iedereen hetzelfde doel nastreeft. - Blijf rustig en professioneel
Probeer de vergadering in goede banen te leiden en laat je niet afleiden door emoties. - Overweeg een mediator in te schakelen
Zijn de betrokken leden niet in staat om het met elkaar eens te worden of een compromis te sluiten? Dan kan het verstandig zijn een mediator in te schakelen. Een onpartijdige derde partij kan helpen om een oplossing te vinden die voor alle partijen acceptabel is.
Heeft jouw VvE behoefte aan meer structuur of staan er issues op de agenda die voor onrust zorgen? Vereniging Eigen Huis kan je helpen aan een onafhankelijke, ervaren voorzitter.
Regel een voorzitter/adviseurVaker vergaderen
Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen. Meestal heb je hiervoor 10% van de stemmen nodig.
Toolkit vergaderen
In deze toolkit vind je aantal handige documenten waarmee je onder andere jouw eerste VvE vergadering kunt organiseren. Zo vind je hier een voorbeeldbrief om alle leden van de VvE uit te nodigen en een voorbeeld agenda voor de eerste VvE vergadering. Met de volmacht maak je het voor leden mogelijk een ander een volmacht te geven om in zijn plaats ter vergadering te verschijnen en namens hem/haar te stemmen.
Profiteer nu van onze onafhankelijke ondersteuning
Een onafhankelijke voorzitter of adviseur biedt professionele ondersteuning voor de VvE. In een eerste gesprek wordt bepaald welke ondersteuning nodig is. Tijdens de VvE-vergadering zorgt de voorzitter voor een efficiënt verloop en gelegenheid voor alle aanwezige leden om hun mening te geven. Interesse?
Regel een voorzitter/adviseurVoorzitter/adviseur VvE-vergadering
Voor structuur en hulp bij een VvE-vergadering
Regel een voorzitter/adviseur