VvE oprichten en activeren
Het oprichten van een Vereniging van Eigenaars (VvE) is volgens de wet verplicht bij splitsing van een gebouw in appartementsrechten. Een VvE wordt formeel bij de notaris opgericht in een splitsingsakte.
VvE oprichten of activeren
In een splitsingsakte staat wat de gemeenschappelijke delen zijn en wat de privégedeelten zijn. Ook staat er beschreven welke schulden en kosten voor de gezamenlijke eigenaars komen en hoe groot het aandeel van iedere eigenaar is. Het is belangrijk dat de VvE actief is. De VvE is namelijk verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het gebouw.
Is er wel een VvE opgericht voor jouw appartementencomplex, maar is deze niet actief? Dan spreek je van een slapende VvE. Deze kun je opnieuw activeren.
Stappenplan slapende VvE activeren
Wij helpen je graag op weg met een stappenplan voor het activeren van de VvE:
Stap 1: informatie verzamelen
Verzamel alle stukken voor het activeren van de VvE zoals de splitsingsakte met het splitsingsreglement, eventueel het huishoudelijk reglement, eventueel bestaande onderhoudsplannen, verzekeringen en andere afspraken.
Stap 2: maak een actieplan
Vervolgens kun je aan slag met een actieplan. Neem daarin bijvoorbeeld de onderstaande acties op.
- Benoeming van een VvE bestuur: tijdens de eerste algemene ledenvergadering kunnen leden zichzelf kandidaat stellen voor een functie in het bestuur. Zijn er meerdere kandidaten dan moet er worden gestemd.
- Benoeming van een voorzitter van de vergadering: de voorzitter zorgt ervoor dat de vergaderingen in goede banen wordt geleid. De voorzitter mag in het bestuur zitten, maar dat hoeft niet.
- Benoeming van de kascommissie: deze commissie moet uit minimaal twee leden bestaan die niet in het bestuur zitten.
- Afsluiten van de benodigde verzekeringen: zoals de verplichte opstalverzekering en eventueel een aansprakelijkheidsverzekering.
- Inschrijven van (bestuurders van) de VvE bij de KvK: een KvK-nummer is verplicht. Deze is ook nodig voor het openen van een VvE-bankrekening.
- Openen van een zakelijke (spaar)rekening op naam van de VvE.
- Opstellen van een begroting en vaststellen van de maandelijkse bijdrage: de VvE-bijdragen kunnen verschillen. Het is belangrijk dat een VvE voldoende financiële middelen heeft voor onder andere het onderhoud en de verzekeringen.
- Opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP): hierin staat welk onderhoud de komende jaren moet gebeuren tegen welke kosten. Het MJOP is bepalend voor de maandelijkse VvE bijdrage.
- Opstellen van een huishoudelijk reglement: hierin staan aanvullende regels, bijvoorbeeld over het gebruik van gemeenschappelijke gedeelten.
Stap 3: neem contact op met mede-eigenaren
Vervolgens is het belangrijk om alle mede-eigenaren te spreken en toe te lichten waarom een VvE activeren noodzakelijk is. Bespreek de stappen die ondernomen moeten worden en nodig je medebewoners uit voor een officiële VvE-vergadering. Dit kun je doen met een brief of door een e-mail te sturen. Maak gebruik van onze: voorbeeld-uitnodigingsbrief.
Stap 4: organiseer een vergadering over het activeren van de VvE
Organiseer een eerste algemene ledenvergadering, waarin je de activering van de VvE bespreekt. Stuur bij de uitnodiging deze agendapunten mee.
In de vergadering neem je besluiten over de hierboven genoemde actiepunten, zoals de benoeming van het bestuur. Overweeg het instellen van commissies voor bijvoorbeeld onderhoud, verduurzaming of groenvoorziening. Het beheer van de VvE kun je uitbesteden aan een professionele VvE-beheerder. Dit kun je tevens bespreken.
Houd wel altijd het bestuur in eigen handen en controleer wat de VvE-beheerder uitvoert.
Stap 5: besluit uitvoeren
Na de VvE-vergadering moeten de genomen besluiten door het bestuur worden uitgevoerd. Denk aan:
- Afsluiten van de VvE-verzekeringen
- Inschrijving bij de Kamer van Koophandel
- Openen van een VvE-bankrekening
- Opstellen van een begroting
- Offerteaanvraag MJOP
VvE oprichten bij nieuwbouw
Een VvE wordt opgericht in de splitsingsakte die wordt opgesteld door de notaris. Bij nieuwbouw is hier de projectontwikkelaar bij betrokken. Als individuele koper van een nieuwbouwappartement merk je hier meestal niets van. De notaris schrijft de VvE doorgaans in bij de Kamer van Koophandel. In de splitsingsakte staat wie de eerste bestuurder is. Vaak is dat de projectontwikkelaar. Die nodigt alle appartementseigenaren uit voor de eerste algemene ledenvergadering. In de eerste vergadering worden de bovenstaande zaken ook besproken.
Het is belangrijk om de VvE-actief te houden. De meest belangrijke reden voor een actieve VvE is het behoud van de waarde van het gebouw. Daarnaast kunnen problemen direct besproken worden als een VvE actief is en kan onderhoud worden gepland. Tot slot kan een niet-actieve VvE potentiële kopers afschrikken, omdat je als koper niet zit te wachten op onvoorziene kosten door achterstallig onderhoud en omdat de financiering van een appartement met een niet-actieve VvE vaak lastiger is.
Geen VvE opgericht in de splitsingsakte?
Vroeger was het oprichten van een VvE in de splitsingsakte nog niet verplicht. In zulke situaties moet eerst een VvE worden opgericht bij de notaris. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig om te doen.