Hoe een VvE is opgebouwd

Vergadering van eigenaars

De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE en neemt belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over de hoogte van de maandelijkse bijdragen en over aanpassingen in de gemeenschappelijke gedeelten van het appartementencomplex. 

Met het begrip 'vergadering van eigenaars' wordt zowel het orgaan als de bijeenkomst zelf bedoeld. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering. Lees hier over meer informatie over vergaderen met de VvE en besluitvorming. 

Door goedkeuring van de jaarstukken door de VvE-leden in de vergadering en het verlenen van kwijting en decharge, zijn de bestuurders niet meer aansprakelijk voor het gevoerde beleid. 

Taken

• Nemen van besluiten (bijvoorbeeld over onderhoud of verduurzamen)
• Vaststellen van de begroting, voorschotbijdragen, definitieve bijdragen, MJOP
• Verlenen van decharge aan het bestuur op basis van de jaarstukken. Dat houdt in dat de aansprakelijkheid voor wat er door het bestuur is gedaan in het afgelopen jaar, niet meer onder de verantwoordelijkheid van het bestuur, maar onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de eigenaars valt. Feitelijk wordt het bestuur dus ontslagen van eventuele aansprakelijkheid.  

Bestuur van de VvE

Naast de vergadering van eigenaars heeft een VvE een bestuur, dat gekozen wordt door de vergadering. Het bestuur kan bestaan uit één of meerdere personen. Vaak bepaalt de splitsingsakte dat het een oneven aantal moet zijn. Bestaat het bestuur uit meerdere personen dan benoemen zij een voorzitter, secretaris en/of penningmeester. 

Het bestuur ontleent zijn bevoegdheden aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars.

Taken

De belangrijkste taak van het bestuur is het uitvoeren van de besluiten die de vergadering van eigenaars heeft genomen. Andere taken zijn: 

• opstellen van de begroting voor het nieuwe boekjaar 
• opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar 
• afsluiten van voorgeschreven verzekeringen, zoals de opstalverzekering 
• beheren van de financiën van de VvE 
• incasseren van de maandelijkse bijdragen 
• bijhouden wie de huidige bewoners zijn   
• beoordelen of toegang tot een privégedeelte nodig is om werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken (bijvoorbeeld het dak) te kunnen uitvoeren 
• het organiseren van vergaderingen 

Voorzitter vergadering van eigenaars

De voorzitter van de vergadering wordt door de VvE-leden benoemd en is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de vergadering. De voorzitter van de vergadering kan ook bestuurder zijn. Maar dat hoeft niet. 

Taken

•  Het leiden van de vergadering 
• Toezicht houden op de orde tijdens de vergadering 
• Zorgdragen voor een efficiënte bespreking van de agendapunten 
• Ervoor zorgen dat alle leden (die dat willen) aan het woord komen 
• Tellen van het aantal uitgebrachte stemmen 

Kascommissie

Elke VvE moet een kascommissie hebben, tenzij er een Raad van Commissarissen is benoemd en er een verklaring van een accountant is.  Deze kascommissie moet uit minimaal twee leden bestaan die niet in het bestuur zitten. De kascommissie van een VvE onderzoekt het financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van de VvE/het bestuur.

Niet aansprakelijk

De kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE. De kascommissie kan te allen tijde worden ontslagen door de VvE. Er moet dan wel meteen een nieuwe kascommissie worden benoemd. 

Advies aan de vergadering van eigenaars

Het bestuur moet gevraagde informatie verstrekken aan de kascommissie en inzage geven in de administratie. De kascommissie doet vervolgens onderzoek naar het financiële beheer van de VvE. Hierna geeft de commissie advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring (decharge) te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid.

Taken

• Controleert de balans en de jaarstukken van de VvE 
• Brengt verslag van haar bevindingen uit aan  de VvE vergadering  
• Geeft advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid (decharge) 
• Kan andere financiële maatregelen adviseren aan de VvE  

Externe beheerder

De VvE kan besluiten om alle taken of een gedeelte daarvan aan een beheerder of beheerderskantoor uit te besteden. Met deze tips vind je een goede beheerder:

• onderzoek welke beheerders in jouw regio werken en vraag aan andere VvE's of zij een kantoor aanraden.
• bekijk de website van de beheerder. Is de informatie hierop heel gebrekkig, dan is de kans groot dat de beheerder weinig kennis van VvE's heeft.
• maak een voorselectie van ongeveer zes beheerders.
• stel vast welke diensten je nodig hebt.
• vraag vrijblijvende offertes op en bekijk of de offertes toegespitst zijn op jouw situatie. Spreek met de beheerder af dat de offerteprijs in ieder geval geldt tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
• nodig drie beheerders uit en zorg ervoor dat tijdens het gesprek meerdere mensen aanwezig zijn, bijvoorbeeld bestuursleden.
• ga bij de beheerder van je voorkeur langs om een beter beeld te krijgen van de organisatie.
• vraag na of je een vast contactpersoon krijgt met een vervanger.
• controleer of de beheerder goed te bereiken is per telefoon en e-mail. Als je ook het technisch beheer en onderhoud uitbesteedt, let er dan op dat de beheerder ook buiten kantoortijden bereikbaar is voor bijvoorbeeld lekkages.