Hoe een VvE is opgebouwd
Een VvE bestaat uit meerdere organen: de vergadering van eigenaars, het bestuur en de voorzitter van de vergadering. Daarnaast moet de VvE jaarlijks een kascommissie instellen en kan een VvE een beheerder inschakelen. Wat zijn hun taken?
Vergadering van eigenaars
De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE en neemt belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over de hoogte van de maandelijkse bijdragen en over aanpassingen in de gemeenschappelijke gedeelten van het appartementencomplex.
De 'vergadering van eigenaars' heet zowel het orgaan als de bijeenkomst. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering. Lees meer over vergaderen met de VvE en besluitvorming.
Taken
- Nemen van besluiten (bijvoorbeeld over onderhoud of verduurzamen)
- Vaststellen van de begroting, voorschotbijdragen, definitieve bijdragen, MJOP
- Verlenen van decharge aan het bestuur op basis van de jaarstukken. Dat houdt in dat de aansprakelijkheid voor wat er door het bestuur is gedaan in het afgelopen jaar, niet meer onder de verantwoordelijkheid van het bestuur, maar onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van de eigenaars valt. Feitelijk wordt het bestuur dus ontslagen van eventuele aansprakelijkheid.
Bestuur van de VvE
Het bestuur zorgt voor het onderhoud van het gebouw en voert de besluiten van de vergadering uit. Het bestuur zorgt dat alle bewoners zich aan de gemaakte afspraken houden en ze vertegenwoordigt de VvE. Het bestuur ontleent zijn bevoegdheden aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars.
De bestuursleden worden door de appartementseigenaren benoemd tijdens de vergadering. Het bestuur kan bestaan uit één of meerdere personen. Vaak bepaalt de splitsingsakte dat het een oneven aantal moet zijn. Bestaat het bestuur uit meerdere personen dan benoemen zij een voorzitter, secretaris en/of penningmeester.
Functies binnen het VvE-bestuur
Voorzitter van het bestuur
De voorzitter is algemeen vertegenwoordiger van de VvE voor appartementseigenaren en de VvE-beheerder: klaar om vragen te beantwoorden, problemen aan te pakken en een duidelijke communicatielijn vast te houden. Als iemand de regels overtreedt, dan is het vaak aan de voorzitter om de overtreder te waarschuwen. Dit vraagt een goede dosis communicatieve vaardigheden en empathie.
Mogelijke verantwoordelijkheden van de voorzitter
- Aanspreekpunt voor VvE-leden en contractspartijen van de VvE.
- Leidingnemen in de bestuursvergaderingen.
- Overeenkomsten sluiten namens de VvE. Bijvoorbeeld voor het onderhoud aan de gemeenschappelijke gedeelten regelen.
Voorzitter vergadering van eigenaars
De voorzitter van de vergadering wordt door de VvE-leden benoemd en is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de vergadering. De voorzitter van de vergadering kan ook bestuurder zijn. Maar dat hoeft niet.
Taken
- Het leiden van de vergadering
- Toezicht houden op de orde tijdens de vergadering
- Zorgdragen voor een efficiënte bespreking van de agendapunten
- Ervoor zorgen dat alle leden (die dat willen) aan het woord komen
- Tellen van het aantal uitgebrachte stemmen
Kascommissie
Elke VvE moet een kascommissie hebben, tenzij er een Raad van Commissarissen is benoemd en er een verklaring van een accountant is. Deze commissie moet uit minimaal twee leden bestaan die niet in het bestuur zitten. De kascommissie van een VvE onderzoekt het financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van de VvE/het bestuur.
Advies aan de vergadering van eigenaars
Het bestuur moet gevraagde informatie verstrekken aan de kascommissie en inzage geven in de administratie. De kascommissie doet vervolgens onderzoek naar het financiële beheer van de VvE. Hierna geeft de commissie advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring (decharge) te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid.
Taken
- Controleert de balans en de jaarstukken van de VvE
- Brengt verslag van haar bevindingen uit aan de VvE-vergadering
- Geeft advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid (decharge)
- Kan andere financiële maatregelen adviseren aan de VvE
VvE-beheer uitbesteden
De VvE kan besluiten om alle taken of een gedeelte daarvan aan een beheerder of beheerderskantoor uit te besteden. Besteed voldoende tijd bij het vinden van een goede VvE-beheerder. Bekijk bijvoorbeeld de bijbehorende website. Is de informatie hierop heel gebrekkig, dan is de kans groot dat de beheerder weinig kennis van VvE's heeft. Vraag ook vrijblijvende offertes op en bekijk of de offertes toegespitst zijn op jouw situatie. Spreek met de beheerder af dat de offerteprijs in ieder geval geldt tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Controleer of de beheerder goed te bereiken is per telefoon en e-mail. Als je ook het technisch beheer en onderhoud uitbesteedt, let er dan op dat de beheerder ook buiten kantoortijden bereikbaar is voor bijvoorbeeld lekkages.
Meer advies nodig?
Een goede VvE-beheerder vinden30 minuten juridisch advies
Heb je als VvE een juridisch probleem en weet je niet precies hoe je verder moet? Of heb je meerdere juridische vragen? Onze juristen staan voor je klaar.
Neem contact opOnze diensten voor VvE's
Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Krijg inzicht in onderhoud en onderhoudskosten. Wij regelen het voor jou!
Regel een MJOPVraag direct je VvE-verzekering aan!
Of je nu kiest voor een compleet pakket of alleen een opstalverzekering afsluit, bij ons ben je verzekerd van de beste service. Vraag nu een offerte aan!
VVE-pakketJuridisch advies bij conflicten VvE
Rechtspositiebepaling bij een conflict met een bewoner of professionele partij.
Bekijk de mogelijkheden30 minuten juridisch advies VvE
Juridisch probleem of een paar korte juridische vragen? Onze juristen helpen je op weg.
Maak een afspraakContractbeoordeling beheercontract VvE
Ga je overstappen naar een andere beheerder of taken uitbesteden? Laat het contract beoordelen door een van onze juristen.
Contractbeoordeling VvE beheerDuurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)
Inzicht in onderhoud, kosten en een planning van de verduurzamingsplannen van de VvE
Meer over DMJOPVoorzitter/adviseur VvE-vergadering
Voor structuur en hulp bij een VvE-vergadering
Regel een voorzitter/adviseurAppApp
Als bestuurder van een VvE weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om aan juridische en bestuurlijke verplichtingen te voldoen. Vaak zijn middelen beperkt. AppApp biedt een betrouwbare oplossing om bij deze uitdagingen te ondersteunen.
Toegang tot AppApp