Aandachtspunten bij een beheerovereenkomst
Mogelijk wil de VvE overstappen naar een andere beheerder of wil de VvE sommige taken uitbesteden aan zo’n professional. Leg dan een aantal goede afspraken vast in een beheerovereenkomst.
Beheerovereenkomst controleren
Heb je de eerste versie van de beheerovereenkomst ontvangen? Wil je nagaan of het goed is opgesteld? Controleer dan in ieder geval een aantal punten:
Belangrijke onderdelen beheerovereenkomst
Een VvE-beheerovereenkomst is een contract dat gesloten wordt tussen een Vereniging van Eigenaars (VvE) en een professionele VvE-beheerder. Hierin staan afspraken, taken en verantwoordelijkheden over bijvoorbeeld het technische of administratief beheer. Het is verstandig een aantal belangrijke onderdelen op te nemen in zo'n beheerovereenkomst.
Prijs afspreken
Beheerders werken vaak met ‘pakketten’ waar een lijst van taken onder valt voor een bepaalde (vaste) prijs. Zij maken vaak een onderverdeling tussen administratief beheer (uitnodigingen voor de vergadering, notulen, etc.), financieel beheer (opstellen jaarrekening, innen van de maandelijkse bijdragen, etc.) en technisch beheer (klein of groot onderhoud). Het is verstandig om ook alvast afspraken te maken over ‘meerwerk’: werkzaamheden die niet onder het standaardtakenpakket vallen maar die de VvE wellicht toch wil afnemen. Bijvoorbeeld een extra vergadering. Als je vooraf een bedrag hiervoor afspreekt, is je onderhandelingspositie beter.
Heldere communicatie
Een veelvoorkomende klacht uit ons meldpunt is de communicatie met de beheerder. Beheerders die niet reageren op vragen en geen (gevraagde) informatie toesturen. Zorg ervoor dat bepaalde verwachtingen in de beheerovereenkomst komen te staan.
Bevoegdheden uitgaven
Geef de beheerder geen ‘carte blanche’ als het gaat om de bankrekening van de VvE. Als de beheerder de financiële administratie doet, kan je een bevoegdheid geven voor (standaard) uitgaven tot een bepaald bedrag, bijvoorbeeld voor de periodieke factuur van het schoonmaakbedrijf. Voor grote uitgaven spreek je het liefst een ‘tweehandtekeningensysteem’ af. Zorg ervoor dat het reservefonds op een afzonderlijke rekening op naam van de VvE staat en geef de beheerder daar geen beschikking over. Voor uitgaven uit het reservefonds zijn specifieke regels opgenomen in het splitsingsreglement. Zo kunnen uitgaven uit het reservefonds pas gedaan worden na een geldig VvE-besluit en geldt het twee- of driehandtekeningensysteem.
Boetebepaling bij overtreding
Maak afspraken over de consequentie van het niet nakomen van de overeenkomst. Bijvoorbeeld in de vorm van een boetebepaling.
Geschillen/-klachtenprocedure
Maak afspraken over de te volgen procedure in het geval van klachten. Vraag de beheerder of deze is aangesloten bij de Stichting Geschillencommissie VvE Management en neem een geschillenregeling op in de overeenkomst.
Looptijd contract en opzegtermijn
Maak duidelijke afspraken over de looptijd van de overeenkomst. Vaak wordt de overeenkomst aan het eind van de looptijd verlengd, bijvoorbeeld steeds voor een periode van één jaar. Maak ook duidelijke afspraken over het opzeggen van de overeenkomst, zoals de opzegtermijn en de overdracht van de administratie.