Zo vind je een goede VvE-beheerder
Als VvE kun je verschillende taken zelf uitvoeren, maar je kunt het ook uitbesteden aan een beheerder, wat de meeste VvE's doen. Maar hoe vind je een goede en betrouwbare beheerder?
10 tips bij het vinden van goed VvE-beheer
Een VvE-beheerder houdt bijvoorbeeld de boekhouding bij en doet de incasso van de maandelijkse bijdragen. Het zijn taken die je niet zo maar door iedereen laat uitvoeren. Daarom een aantal tips voor het vinden van een goede, betrouwbare VvE-beheerder.
1. Zoek VvE-beheerders in jouw regio
Zoek VvE-beheerders in dezelfde regio en vraag aanbevelingen van andere VvE's. Zeker als het gaat om het uitbesteden van technisch beheer, is een bereikbare en proactieve beheerder belangrijk, vooral in noodsituaties. Hulp in de buurt helpt daarbij.
2. Bepaal de taken van de VvE-beheerder
Bespreek in de VvE-vergadering welke taken uitbesteed moeten worden aan de beheerder, zoals financieel of technisch beheer.
3. Vraag vrijblijvend offertes op
Controleer of de offertes overeenkomen met de wensen van de VvE en of de juiste, afgesproken beheerderstaken worden vermeld. Zorg ervoor dat de offerteprijs geldig blijft tot na de volgende eigenaarsvergadering.
4. Check maatwerk
Gezien de verschillen tussen elke VvE en elke splitsingsakte, moet de VvE-beheerder zich kunnen aanpassen aan jouw specifieke VvE. De VvE-beheerder moet goed op de hoogte zijn van de lopende zaken en de bestaande afspraken.
5. Kom persoonlijk bijeen
Het is verstandig om minimaal drie VvE-beheerders uit te nodigen voor een gesprek en dit te doen in aanwezigheid van meerdere VvE-leden, zoals bestuursleden. Bezoek, indien mogelijk, het kantoor van de beheerder om een gevoel te krijgen bij de organisatie. Vraag medewerkers hoe lang ze al bij de beheerder werken en of ze in vaste dienst zijn. Op deze manier kan je een beeld vormen over het personeelsverloop. Een hoog personeelsverloop kan steeds wisselende contactpersonen geven, wat tot frustraties kan leiden. Goede afspraken zijn essentieel, maar een goede klik met de VvE-beheerder is net zo belangrijk voor optimale communicatie.
6. Controleer kennis
Uit ons meldpunt blijkt dat VvE-beheerders vaak juridische en technische kennis missen. Een goede VvE-beheerder kent de regels van het appartementsrecht en beschikt over de benodigde financiële- en technische kennis indien deze zaken zijn uitbesteed.
7. Kies een bereikbare beheerder
Bekijk of de VvE-beheerder makkelijk te bereiken is via telefoon en e-mail, met een vast aanspreekpunt en een back-up voor als deze er niet is. Wanneer de VvE technische taken en onderhoudswerkzaamheden heeft uitbesteed, moet de beheerder buiten kantoortijden bereikbaar zijn, bijvoorbeeld als er een lekkage optreedt.
8. Check activiteit
Uit ons meldpunt komt regelmatig de klacht naar voren dat VvE-beheerders niet proactief zijn. Een goede VvE-beheerder is proactief waar nodig, maar drukt natuurlijk geen dingen door.
9. Geef niet alles uit handen
Ook als je een goede beheerder hebt gevonden, is het verstandig niet alles uit handen te geven. Zorg bijvoorbeeld voor een tweehandtekeningensysteem voor grote uitgaven en laat de penningmeester periodiek de betalingen controleren. Geef de beheerder geen zelfstandige bevoegdheid voor het reservefonds. (Voor uitgaven uit het reservefonds is in alle modelreglementen een twee- of driehandtekeningensysteem opgenomen.)
10. Controleer certificatie en branchevereniging
Een beheerder kan beschikken over certificaten zoals het SKW (product)certificaat. Ook kan een beheerder aangesloten zijn bij een branchevereniging, zoals Vastgoed Management Nederland (VGM NL) en de Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB). Een beheerder die daarvan lid is, moet aan bepaalde eisen voldoen.
Samenwerking opzeggen met huidige beheerder
Helaas voelt een VvE zich soms genoodzaakt om de overeenkomst met de beheerder op te zeggen. Op zoek naar een nieuwe VvE beheerder? Gebruik dan deze voorbeeldbrief om de samenwerking op te zeggen.
Beëindiging Beheerovereenkomst voorbeeldbrief.docx (docx)
VvE-community
Sluit je vandaag nog aan bij onze VvE-community! Hier vind je gelijkgestemde mensen, interessante discussies en waardevolle informatie om te groeien en te leren. Je maakt gratis een account aan.
Account aanmakenOnze diensten voor VvE's
Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Krijg inzicht in onderhoud en onderhoudskosten. Wij regelen het voor jou!
Regel een MJOPVvE-verzekering
Alle benodigde VvE-verzekeringen in één pakket. Daarnaast kun je ook los je VvE-verzekering aanvragen, zoals de verplichte opstalverzekering en aansprakelijkheidsverzekering.
VVE-pakketJuridisch advies bij conflicten VvE
Rechtspositiebepaling bij een conflict met een bewoner of professionele partij.
Bekijk de mogelijkheden30 minuten juridisch advies VvE
Juridisch probleem of een paar korte juridische vragen? Onze juristen helpen je op weg.
Maak een afspraakContractbeoordeling beheercontract VvE
Ga je overstappen naar een andere beheerder of taken uitbesteden? Laat het contract beoordelen door een van onze juristen.
Contractbeoordeling VvE beheerDuurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)
Inzicht in onderhoud, kosten en een planning van de verduurzamingsplannen van de VvE
Meer over DMJOPVoorzitter/adviseur VvE-vergadering
Voor structuur en hulp bij een VvE-vergadering
Regel een voorzitter/adviseur