Taken van de VvE beheerder
Wist je dat een Vereniging van Eigenaars (VvE) onderhouds- en administratieve taken kan uitbesteden aan een beheerder? Het VvE-bestuur hoeft niet alles zelf te doen. Welke taken de VvE kan uitbesteden en hoe dit werkt, lees je hier.
Verschillende pakketten
Beheerdersorganisaties werken vaak met verschillende pakketten. Meestal worden drie takenpakketten aangeboden: financieel beheer, technisch beheer en administratief beheer. Wat deze pakketten precies inhouden, ligt aan het beheerderskantoor. Het is goed om contact op te nemen met verschillende kantoren: vraag vrijblijvende offertes op, bekijk de pakketten en kies voor de beheerder die bij jullie past.
Financieel beheer
Of het nu gaat om twee appartementen of een flink gebouw, een VvE heeft altijd een gezamenlijke financiële administratie. Een beheerder kan dit, voor een deel, uit handen nemen. Dit zijn een aantal taken die de VvE uit zou kunnen besteden.
Opstellen van de begroting
De beheerder kan de jaarlijkse begroting voor de VvE opmaken. Hierin komen de verwachte kosten en opbrengsten te staan. Denk hierbij aan kosten voor verzekeringen en reservering van onderhoud . Op basis van de begroting wordt ook de maandelijkse bijdrage vastgesteld. De begroting wordt vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering.
Incasseren financiële bijdrage
Als VvE spaar je gezamenlijk in het reservefonds voor toekomstig groot onderhoud. Dit bedrag is opgenomen in de maandelijkse VvE-bijdrage. Het incasseren van de maandelijkse bijdrage kan je uitbesteden aan een beheerder. Let op, een beheerder moet door de invoering van de Wki geregistreerd zijn om buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uit te voeren.
Betalen van facturen
Een VvE is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het gebouw. Denk aan schoonmaak, reparaties, vervanging van gemeenschappelijke onderdelen. Hier zijn kosten aan verbonden. Je kunt de beheerder vragen om de administratie bij te houden en facturen te betalen. Blijf als VvE wel altijd betrokken, zodat je weet waar het geld naartoe gaat. Zorg ervoor dat er altijd iemand vanuit het VvE bestuur meekijkt voordat er grote uitgaven worden gedaan.
Opstellen van de jaarrekening
Aan het einde van het boekjaar moet het bestuur een jaarrekening opmaken en verslag uitbrengen aan de VvE over het gevoerde beleid. Een jaarrekening bestaat uit de balans, exploitatierekening en de toelichting op beiden. Een beheerder kan de jaarrekening voor de VvE opstellen. De kascommissie moet de jaarrekening controleren en brengt verslag uit aan de VvE, over haar bevindingen. Vervolgens is het aan de vergadering om de jaarrekening goed te keuren.
Technisch beheer
De VvE is verplicht om het gebouw te onderhouden. Een flinke klus waar een beheerder mee kan helpen. Dit zijn een aantal taken die de VvE uit zou kunnen besteden.
Calamiteiten
Is er een lekkage? Of stopt de lift ermee? Veel beheerders hebben calamiteitenhulp in hun takenpakket opgenomen. Als er iets aan de hand is, kan er contact worden opgenomen met de beheerder om het probleem op te lossen.
Groot onderhoud
De VvE is verplicht om te reserveren voor groot onderhoud. Om de hoogte van de reservering te bepalen wordt meestal een meerjarenonderhoudsplan (mjop) opgesteld Sommige beheerders kunnen hierbij helpen.
Administratief- en organisatorisch beheer
De administratie van een VvE bijhouden kan erg tijdrovend zijn. Daarnaast moet een VvE jaarlijks vergaderen. Op de VvE-vergadering worden belangrijke besluiten genomen. Een beheerder kan een aantal taken uit handen nemen.
Organiseren Algemene Ledenvergadering
De Algemene Ledenvergadering van de VvE moet minstens één keer per jaar plaatsvinden. Tijdens deze vergadering worden gezamenlijk belangrijke beslissingen genomen op basis van meerderheid van stemmen, bijvoorbeeld over de begroting, het onderhoud of verduurzaming van het pand of een wijziging in het huishoudelijk reglement. Een beheerder zou deze vergadering kunnen organiseren. De VvE kan eventueel ook vragen of de beheerder de vergadering voorzit.
Agenda en notulen delen
Voor een vergadering moet een agenda worden opgesteld. Alle VvE-leden moeten deze agenda vooraf ontvangen. Na elke vergadering moeten notulen naar alle leden van de VvE worden verstuurd. Deze taken zou de beheerder op zich kunnen nemen.
Ledenadministratie
Als je een appartement koopt word je verplicht lid van de VvE. Dat betekent dat het bestuur een ledenadministratie moet bijhouden. Dit is een register van eigenaars en gebruikers: Wie woont waar en hoe zijn de eigenaren en gebruikers te bereiken? De beheerder kan deze taak overnemen.
Doe het samen
Een beheerder is er om de VvE te ondersteunen. Zorg als VvE-bestuur voor een goede samenwerking, behoud de controle en blijf communiceren. Zo zorg je samen voor een prettige woon- en leefomgeving.
Alles over VvE-beheer