Taken van de VvE beheerder
Wist je dat een Vereniging van Eigenaren (VvE) onderhouds- en administratieve taken kan uitbesteden aan een beheerder? Het bestuur hoeft niet alles zelf te doen. Wat kun je uitbesteden en hoe werkt dit precies? Je leest het hier.
Verschillende pakketten
Beheerdersorganisaties werken vaak met verschillende pakketten. Meestal worden drie takenpakketten aangeboden: Een financieel pakket, een technisch pakket en- of een administratief pakket. Wat deze pakketten precies inhouden ligt aan het beheerderskantoor. Vaak zijn er standaarden, maar daar moet de VvE niet vanuit gaan. Het is goed om contact op te nemen met verschillende kantoren, vraag vrijblijvende offertes op en kies voor de beheerder die bij jullie past.
Financieel beheer
Of het nou gaat om twee appartementen of een flink gebouw, een VvE heeft altijd een gezamenlijke administratie. Een beheerder kan dit, voor een deel, uit handen nemen. Dit zijn een aantal taken die de VvE uit zou kunnen besteden >
Opstellen van de begroting
De beheerder kan de jaarlijkse begroting voor de VvE opmaken. Hierin komen de verwachte inkomsten en uitgaven te staan. Denk hierbij aan kosten voor verzekeringen en reservering van onderhoud en inkomsten vanuit de maandelijkse eigen bijdragen. Het kan zo zijn dat die verplichte maandelijkse bijdrage op basis van de begroting wijzigt. De concept begroting wordt daarom altijd definitief vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering.
Incasseren financiële bijdrage
Als VvE spaar je gezamenlijk in het reservefonds voor bijvoorbeeld onderhouds- en verduurzamingskosten. Dit afgesproken bedrag wordt maandelijks geïncasseerd. Dit kun je uitbesteden aan een beheerder. Let er wel op dat de beheerder geen alleenrecht heeft op het reservefonds en dat er dus altijd wordt gedacht vanuit het vier ogen principe.
Betalen van crediteuren
Een Vereniging van Eigenaren (VvE) is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het gemeenschappelijke deel van een gebouw. Hier zijn kosten aan verbonden. Je kunt de beheerder vragen om de administratie bij te houden en facturen te betalen. Blijf als VvE wel altijd betrokken, zodat je weet waar het geld naartoe gaat.
Opstellen van de jaarrekening
De VvE is verplicht om, middels een jaarrekening, verantwoording af te leggen over het financiële beheer. Een jaarrekening bestaat uit de balans, kosten en inkomsten en de toelichting daarop. Een beheerder kan de jaarrekening voor de VvE opstellen. Let wel op: De gehele VvE is verantwoordelijk voor de definitieve versie. De kascommissie moet de jaarrekening controleren en alle leden van het bestuur moeten het ondertekenen. De vergadering van eigenaars neemt het besluit over goedkeuring.
Technisch beheer
De VvE is verplicht om hun gebouw gezamenlijk te onderhouden. Een flinke klus waar een beheerder mee kan helpen. Dit zijn een aantal taken die de VvE uit zou kunnen besteden >
Calamiteiten
Is er een lek? Of stopt de lift ermee? Veel beheerders hebben calamiteitenhulp in hun takenpakket opgenomen. Wanneer er iets aan de hand is, kan er contact worden opgenomen met de beheerder om het probleem op te lossen.
Periodiek onderhoud
De VvE is verplicht om te reserveren voor groot onderhoud. Om de hoogte van de reservering te bepalen wordt meestal een meerjarenonderhoudsplan (mjop) opgesteld Sommige beheerders kunnen hierbij helpen.
Administratief- en organisatorisch beheer
De administratie bijhouden van een VvE kan erg tijdrovend zijn. Daarnaast moet een VvE jaarlijks vergaderen om besluiten te kunnen nemen. Een beheerder kan een aantal taken uit handen nemen >
Organiseren Algemene Ledenvergadering
De Algemene Ledenvergadering van de VvE moet minstens één keer per jaar plaatsvinden. Tijdens deze vergadering worden gezamenlijk belangrijke beslissingen genomen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over het onderhoud of verduurzaming van het pand of een wijziging in het huishoudelijk reglement. Een beheerder zou deze vergadering kunnen initiëren en plannen. De VvE kan eventueel ook vragen of de beheerder de vergadering voorzit.
Agenda's en notulen delen
Voor een vergadering moet een agenda worden opgesteld. Alle VvE-leden moeten vooraf de mogelijkheid krijgen om deze agenda in te zien. Na elke vergadering moeten notulen worden verstuurd naar alle leden van de VvE. Deze taken zou de beheerder op zich kunnen nemen.
Ledenadministratie
Als je een appartement koopt word je ook van rechtswege lid van de Vereniging van Eigenaars (de VvE). Dat betekent dus dat er een ledenadministratie bij te houden is. Wie woont waar? En wanneer ben je er komen wonen? De beheerder kan deze gegevens registreren en bijhouden.
Doe het samen
Een beheerder is er om de VvE te ondersteunen. Zorg als VvE-bestuur voor een goede samenwerking, behoud de controle en blijf communiceren. Zo zorg je samen voor een prettige woon- en leefomgeving.
Alles over VvE-beheer