Communicatie verbeteren

Inventariseer de behoefte

Bespreek als VvE waarin jullie precies teleurgesteld zijn. Reageert de beheerder niet op mails, worden reparatieverzoeken niet uitgevoerd of wordt niet voldaan aan verwachtingen? En wat zijn die verwachtingen dan precies? Maak een concrete lijst met voorbeelden en hoe jullie het anders willen. Zijn die verwachtingen eerder al uitgesproken? Pak die lijst en lees het door.

Check gemaakte afspraken

Bekijk in de overeenkomsten welke afspraken over communicatie precies zijn gemaakt met de beheerder. Ga na of dit overeenkomt met het gemaakte wensenlijstje. Inventariseer welke afspraken niet worden nageleefd door de beheerder en welke behoeften uitnodigen tot nieuwe afspraken.

Ga in gesprek met de beheerder

Nu je concreet weet welke afspraken niet worden nagekomen en hoe jullie het graag anders willen zien, heb je een goed vertrekpunt voor een overleg met de beheerder. Het overleg kan bijvoorbeeld door het VvE-bestuur – als vertegenwoordiger van de VvE – worden gedaan. Vraag wat de beheerder vindt van de samenwerking en wat de beheerder anders wil. Bespreek vervolgens de afspraken die eerder zijn overeengekomen. Waarom houdt de beheerder zich hier niet aan?

Maak samen afspraken

Beide partijen zijn gebaat bij een goede communicatie. Probeer samen nieuwe afspraken te maken over de communicatie. Bijvoorbeeld een vast reactietermijn, een vaste contactpersoon en een vaste vervanger bij afwezigheid. Zet de afspraken samen op papier.

Blijf alert

Blijf alert op het nakomen van de gemaakte afspraken. Bespreek dit ook binnen de VvE. Komt de beheerder de gemaakte afspraken niet na, houd die signalen dan bij.

Evalueer de communicatie

Je kunt als VvE met de beheerder een vast moment afspreken om bij elkaar te komen en te evalueren hoe het gaat. Door regelmatig het (evaluatie)gesprek aan te gaan kunnen conflicten worden voorkomen.