Hoe een VvE is opgebouwd

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) bestaat uit twee organen: de vergadering van eigenaars en het bestuur. Daarnaast heeft een VvE een kascommissie en kan een VvE ervoor kiezen een beheerder in te schakelen. Wat zijn hun taken? 

Wat doet de vergadering van eigenaars?

De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE en neemt belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over de hoogte van de maandelijkse bijdragen en over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes in het appartementencomplex.

Met het begrip 'vergadering van eigenaars' wordt zowel het orgaan als de bijeenkomst zelf bedoeld. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering. In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen. Vaak is het zo: hoe groter een appartement, hoe meer stemmen de eigenaar daarvan heeft. Het aantal hoofden is dus niet per se het aantal stemmen.

Besluiten

Besluiten worden genomen op basis van een meerderheid van de stemmen (de helft plus 1). In sommige gevallen moet dit een gekwalificeerde meerderheid zijn, bijvoorbeeld bij het besluit om een nieuwe installatie aan te brengen. Dit betekent dat tenminste twee derde van het totaal aantal stemmen bij de vergadering aanwezig moet zijn. Het besluit moet dan weer door tenminste twee derde van de stemmen worden gesteund om rechtsgeldig te zijn.

Voorzitter vergadering van eigenaars

De voorzitter leidt de vergadering van eigenaars en wordt door de VvE-leden aangewezen.

Wat zijn de taken van het VvE-bestuur?

Naast de vergadering van eigenaars heeft een VvE een bestuur, dat gekozen wordt door de vergadering en zijn bevoegdheid ontleent aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars. De taken van het bestuur zijn bijvoorbeeld:

  • opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar
  • opstellen van de begroting voor het nieuwe boekjaar
  • afsluiten van voorgeschreven verzekeringen, zoals de opstalverzekering
  • beheren van de financiën van de VvE
  • vaststellen en incasseren van de maandelijkse bijdragen
  • bijhouden wie de huidige bewoners zijn  
  • beoordelen of toegang tot een privégedeelte nodig is om werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken (bijvoorbeeld het dak) te kunnen uitvoeren
  • uitvoeren van besluiten die de vergadering van eigenaars heeft genomen
  • beslissing nemen over het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes en zaken
  • het uitschrijven van vergaderingen

Door goedkeuring van de jaarstukken door de VvE-leden in de vergadering, zijn de bestuurders niet meer aansprakelijk voor het gevoerde beleid.

Hoe regel je het beheer van de VvE?

Het bestuur kan besluiten om alle taken of een gedeelte daarvan aan een beheerder of beheerderskantoor uit te besteden. Met deze tips vind je een goede beheerder:

  • onderzoek welke beheerders in jouw regio werken en vraag aan andere VvE's of zij een kantoor aanraden.
  • bekijk de website van de beheerder. Is de informatie hierop heel gebrekkig, dan is de kans groot dat de beheerder weinig kennis van VvE's heeft.
  • maak een voorselectie van ongeveer zes beheerders.
  • stel vast welke diensten je nodig hebt.
  • vraag vrijblijvende offertes op en bekijk of de offertes toegespitst zijn op jouw situatie. Spreek met de beheerder af dat de offerteprijs in ieder geval geldt tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
  • nodig drie beheerders uit en zorg ervoor dat tijdens het gesprek meerdere mensen aanwezig zijn, bijvoorbeeld bestuursleden.
  • ga bij de beheerder van je voorkeur langs om een beter beeld te krijgen van de organisatie.
  • vraag na of je een vast contactpersoon krijgt met een vervanger.
  • controleer of de beheerder goed te bereiken is per telefoon en e-mail. Als je ook het technisch beheer en onderhoud uitbesteedt, let er dan op dat de beheerder ook buiten kantoortijden bereikbaar is voor bijvoorbeeld lekkages.

Wat doet de kascommissie?

De kascommissie van een VvE onderzoekt het hele financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van het bestuur. Zo controleert ze de jaarrekening die door het bestuur is opgesteld. De kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE. Dus als de kascommissie haar werk niet goed doet, zijn de vergadering en het bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.

Het bestuur moet gevraagde informatie verstrekken aan de kascommissie en inzage geven in de administratie. Hierna geeft de commissie advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid.

Veelgestelde vragen over VvE's

Mag je bestuursleden van de VvE betalen voor hun werk?

Ja. Het bestuur heeft immers een belangrijke taak: ze is verantwoordelijk voor een begroting van duizenden euro’s. En in het reservefonds kan ook veel geld zitten. Daarnaast kost het besturen van een VvE soms veel tijd en energie.

Het is gebruikelijk dat de bestuursleden in ieder geval een onkostenvergoeding krijgen voor bijvoorbeeld de aanschaf van enveloppen, papier of postzegels. Etentjes vallen hier niet onder; die zijn niet noodzakelijk voor bestuursleden om hun taak naar behoren te kunnen uitoefenen. 

Het is ook mogelijk het bestuur een vrijwilligersvergoeding te geven. Dat kan een vast bedrag per jaar, maand of uur zijn. De hoogte van de vergoeding moet worden vastgesteld in de vergadering van eigenaars. Vraag bij de Belastingdienst na hoe hoog een onbelaste vergoeding mag zijn.

Mag het VvE-bestuur zonder overleg beslissingen nemen?

Ja, soms mag dat, hoewel de regel is dat het bestuur geen bevoegdheid heeft beslissingen te nemen zonder de vergadering te raadplegen. De vergadering is het hoogste orgaan binnen een VvE. Maar op die regel bestaan uitzonderingen. In het splitsingsreglement kan namelijk staan dat het bestuur bij spoedeisende en noodzakelijke maatregelen zelf een beslissing mag nemen, zonder opdracht van de vergadering.

Een verstandig bestuur overlegt voorafgaand aan zo’n reparatie wel kort met de voorzitter van de vergadering. Ook al is dat niet verplicht, het voorkomt problemen. Overigens staat vaak wel in het splitsingsreglement dat het bestuur toestemming nodig heeft van de voorzitter als de spoedreparatie duurder is dan een vastgesteld bedrag.

Mag een niet-lid zitting nemen in de kascommissie?

Nee, als de persoon niet in het appartementengebouw woont en dus geen lid is van de VvE, mag hij de kas niet controleren. De kascommissie mag namelijk alleen uit leden van de VvE bestaan.

Jaarlijks moet de vergadering van eigenaars ten minste twee VvE-leden benoemen die de kas controleren. Omdat buitenstaanders niet deelnemen aan deze vergadering, kunnen zij ook niet worden benoemd tot lid van de kascommissie.

De rechter heeft zich hierover al eens uitgesproken. Uit jurisprudentie blijkt dat het in strijd is met de wet een niet-lid tot kascommissielid te benoemen.

Mag het bestuur van de VvE mensen uit de vergadering zetten?

Om een vergadering vlot te laten verlopen, kunnen er voorafgaand aan de bijeenkomst spelregels worden afgesproken en sancties, voor als iemand de regels overtreedt.

De rechter oordeelde eerder dat het VvE-bestuur rechtmatig handelde toen zij iemand die de rust verstoorde uit de vergadering zette. Juist bij verschillende belangen binnen een VvE is het belangrijk dat de besluitvorming aan strakke regels voldoet. Iemand mag inderdaad de vergadering worden uitgezet, als de regels en sancties voorafgaand aan de vergadering zijn vastgesteld.

Wat is het verschil tussen de voorzitter van de vergadering en de voorzitter van het bestuur?

De meeste VvE's hebben twee voorzitters: een voorzitter van de vergadering en een voorzitter van het bestuur. De modelreglementen schrijven voor dat de leden van de VvE een bestuur benoemen. Eén van de bestuursleden wordt bestuursvoorzitter, een ander – bijvoorbeeld een VvE-lid of een beheerkantoor – wordt benoemd als voorzitter van de vergadering. 

De voorzitter van de vergadering zit de vergadering voor en is gemachtigd het bestuur te vervangen. De voorzitter van bestuur zorgt ervoor dat de taken die tijdens vergaderingen worden besproken, worden uitgevoerd.

Als het bestuur uit meerdere personen bestaat, kan één persoon zowel de voorzitter van het bestuur als van de vergadering zijn. Als het bestuur uit één persoon bestaat, moeten de leden iemand anders als voorzitter van de vergadering benoemen.

Zijn er regels over de plaats waar een VvE moet vergaderen?

De wet zegt niets over de vergaderplaats. De modelreglementen wel. Het ene is gedetailleerder dan het ander. Het reglement uit 2006 schrijft voor dat de VvE in dezelfde gemeente moet vergaderen.

Het modelreglement uit 1992 wijst geen plaats aan, maar zegt alleen wie bevoegd is een locatie te kiezen. Er staat geen boete op vergaderen op een locatie die in strijd is met het modelreglement.

Mag de nieuwjaarsborrel betaald worden uit de kas van de VvE?

De splitsingsakte en het splitsingsreglement hebben het doel de gemeenschappelijke belangen van de eigenaars te behartigen. De organisatie van een nieuwjaarsreceptie lijkt hier niet onder te vallen.

Natuurlijk is het goed dat het bestuur zich inzet om de banden binnen de VvE te versterken, maar de kosten kunnen niet op de exploitatierekening worden opgevoerd. Als de Vereniging van Eigenaars toch een nieuwjaarsborrel wil organiseren, kunnen de kosten worden verdeeld over de deelnemers.

Hoe houden we het geld van de VvE veilig?

Allereerst moeten alle bank- en spaarrekeningen op naam van de VvE staan. Een VvE opent vaak een zakelijke rekening bij een bank. Bij het openen van de rekening is de bank verplicht om te controleren of de VvE staat ingeschreven in het handelsregister en wie de bestuurders van de VvE zijn. 

Als je niks regelt, kan voor de bank één handtekening genoeg zijn. De bank kijkt in het handelsregister, en de leden van het bestuur die daarin staan, kunnen in theorie elk bij het geld.

Modelsplitsingsreglementen schrijven voor dat de voorzitter en een door de vergadering aangewezen lid van de VvE kunnen beschikken over het geld. Twee handtekeningen dus. De bestuurder is hierdoor dus beperkt bevoegd. Dat wil zeggen: de bestuurder is slechts bevoegd in zoverre die bevoegdheid gedekt of ondersteund is door de instemming van 2 andere personen. In feite is er dus een verschil met wat het reglement voorschrijft en wat de bank weet. Neem daarom in de vergadering van eigenaars een besluit hoe de VvE hiermee omgaat. Is er een professionele beheerder bij betrokken, zorg er dan voor dat deze geen carte blanche heeft. Spreek altijd af dat er minimaal getekend moet worden door de bestuurder en de voorzitter van de vergadering.

Meer over de VvE

Wat je als VvE móét regelen

Ontdek wat je als VvE móét regelen, zoals een inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een reservefonds en een opstalverzekering. VvE en regelgeving

Hoe je als VvE onderhoud regelt

Hoe regel je als VvE onderhoud aan het appartementencomplex? En hoe kun je onderhoudskosten financieren? VvE en onderhoud

Verduurzamen als VvE

Wil je als VvE het complex verduurzamen, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Ontdek welke. VvE en verduurzamen

Onze diensten voor VvE's