VvE en structuur: hoe een VvE is opgebouwd

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) bestaat uit twee organen: de vergadering van eigenaars en het bestuur. Daarnaast heeft een VvE een kascommissie en kan een VvE ervoor kiezen een beheerder in te schakelen. Wat zijn hun taken? 

Vergadering van eigenaars

De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan binnen de VvE en neemt belangrijke beslissingen op basis van stemmen, bijvoorbeeld over de hoogte van de maandelijkse bijdragen en over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes in het appartementencomplex.

Met het begrip 'vergadering van eigenaars' wordt zowel het orgaan als de bijeenkomst zelf bedoeld. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering. In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen. Vaak is het zo: hoe groter een appartement, hoe meer stemmen de eigenaar daarvan heeft. Het aantal hoofden is dus niet per se het aantal stemmen.

Besluiten

Besluiten worden genomen op basis van een meerderheid van de stemmen (de helft plus 1). In sommige gevallen moet dit een gekwalificeerde meerderheid zijn, bijvoorbeeld bij het besluit om een nieuwe installatie aan te brengen. Dit betekent dat tenminste twee derde van het totaal aantal stemmen bij de vergadering aanwezig moet zijn. Het besluit moet dan weer door tenminste twee derde van de stemmen worden gesteund om rechtsgeldig te zijn.

Voorzitter vergadering van eigenaars

De voorzitter leidt de vergadering van eigenaars en wordt door de VvE-leden aangewezen.

Bestuur van de VvE

Naast de vergadering van eigenaars heeft een VvE een bestuur, dat gekozen wordt door de vergadering en zijn bevoegdheid ontleent aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van de vergadering van eigenaars. De taken van het bestuur zijn bijvoorbeeld:

  • opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar
  • opstellen van de begroting voor het nieuwe boekjaar
  • afsluiten van voorgeschreven verzekeringen, zoals de opstalverzekering
  • beheren van de financiën van de VvE
  • vaststellen en incasseren van de maandelijkse bijdragen
  • bijhouden wie de huidige bewoners zijn  
  • beoordelen of toegang tot een privégedeelte nodig is om werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken (bijvoorbeeld het dak) te kunnen uitvoeren
  • uitvoeren van besluiten die de vergadering van eigenaars heeft genomen
  • beslissing nemen over het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes en zaken
  • het uitschrijven van vergaderingen

Door goedkeuring van de jaarstukken door de VvE-leden in de vergadering, zijn de bestuurders niet meer aansprakelijk voor het gevoerde beleid.

VvE beheer

Het bestuur kan besluiten om alle taken of een gedeelte daarvan aan een beheerder of beheerderskantoor uit te besteden. Met deze tips vind je een goede beheerder:

  • onderzoek welke beheerders in jouw regio werken en vraag aan andere VvE's of zij een kantoor aanraden.
  • bekijk de website van de beheerder. Is de informatie hierop heel gebrekkig, dan is de kans groot dat de beheerder weinig kennis van VvE's heeft.
  • maak een voorselectie van ongeveer zes beheerders.
  • stel vast welke diensten je nodig hebt.
  • vraag vrijblijvende offertes op en bekijk of de offertes toegespitst zijn op jouw situatie. Spreek met de beheerder af dat de offerteprijs in ieder geval geldt tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
  • nodig drie beheerders uit en zorg ervoor dat tijdens het gesprek meerdere mensen aanwezig zijn, bijvoorbeeld bestuursleden.
  • ga bij de beheerder van je voorkeur langs om een beter beeld te krijgen van de organisatie.
  • vraag na of je een vast contactpersoon krijgt met een vervanger.
  • controleer of de beheerder goed te bereiken is per telefoon en e-mail. Als je ook het technisch beheer en onderhoud uitbesteedt, let er dan op dat de beheerder ook buiten kantoortijden bereikbaar is voor bijvoorbeeld lekkages.

De kascommissie

De kascommissie van een VvE onderzoekt het hele financiële beheer van een VvE, inclusief het financiële beleid van het bestuur. Zo controleert ze de jaarrekening die door het bestuur is opgesteld. De kascommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vergadering van eigenaars en het bestuur van de VvE. Dus als de kascommissie haar werk niet goed doet, zijn de vergadering en het bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.

Het bestuur moet gevraagde informatie verstrekken aan de kascommissie en inzage geven in de administratie. Hierna geeft de commissie advies aan de vergadering van eigenaars om wel of geen goedkeuring te geven aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid.

Meer over de VvE

Wat je als VvE móét regelen

Wat je als VvE móét regelen
Ontdek wat je als VvE móét regelen, zoals een inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een reservefonds en een opstalverzekering. VvE en regelgevingkeyboard_arrow_right

Hoe je als VvE onderhoud regelt

Hoe je als VvE onderhoud regelt
Hoe regel je als VvE onderhoud aan het appartementencomplex? En hoe kun je onderhoudskosten financieren? VvE en onderhoudkeyboard_arrow_right

Verduurzamen als VvE

Verduurzamen als VvE
Wil je als VvE het complex verduurzamen, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Ontdek welke. VvE en verduurzamenkeyboard_arrow_right

Onze diensten voor VvE's