Herken een goede beheerder aan deze 8 criteria

De beheerder:

1. geeft aan of hij lid is van een brancheorganisatie voor VvE-beheer, en van welke organisatie;
2. legt uit wat het lidmaatschap van deze brancheorganisatie in de praktijk betekent voor het VvE-beheer;
3. beschrijft hoe de kwaliteit wordt bewaakt en welke kwaliteitseisen het daarvoor opvolgt.

Is het beheerkantoor geen lid van een brancheorganisatie, dan legt de beheerder uit op welke andere manier het zorgt voor kwaliteit en openheid.

Daarvoor bewaakt de beheerder dat:

1. leidinggevenden een opleiding op minimaal hbo-niveau hebben, of werk- en denkniveau dat daaraan gelijk is;
2. VvE-managers een vakgerichte opleiding op minimaal mbo-niveau hebben, of werk- en denkniveau dat daaraan gelijk is;
3. VvE-managers regelmatig vakgerichte bijscholing volgen;
4. VvE-managers op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen op het gebied van onder andere wet- en regelgeving, financiën, verduurzaming, technisch beheer en communicatie.

De beheerder:

1. legt uit hoe de eigen organisatie eruitziet;
2. geeft aan welke ervaring het beheerkantoor en de VvE-managers hebben;
3. geeft aan hoe lang de VvE-managers al actief zijn in het VvE-beheer;
4. laat zien welke soorten VvE's het kantoor beheert en hoe ze van elkaar verschillen.

De beheerder:

1. geeft aan welke (interne) procedure het beheerkantoor gebruikt om klachten af te handelen;
2. geeft aan of het beheerkantoor is aangesloten bij een onafhankelijke, externe geschillenregeling;
3. geeft aan of het beheerkantoor valt onder (intern) tuchtrecht, bijvoorbeeld via een brancheorganisatie.

De beheerder:

1. maakt duidelijke afspraken over het takenpakket, de prijs, meerwerk, de looptijd van het contract en de opzegtermijn;
2. geeft duidelijk aan of een modelovereenkomst wordt gebruikt, bijvoorbeeld van een brancheorganisatie of de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ);
3. maakt duidelijke werkafspraken met de VvE over de uitvoering van taken en verantwoordelijkheden;
4. levert maatwerk, afgestemd op de specifieke VvE en de documenten die voor de VvE gelden;
5. laat op verzoek zien welke vergunningen het beheerkantoor heeft, bijvoorbeeld voor incassodienstverlening of het aanbieden van verzekeringen.

Daarvoor:

1. heeft de beheerder een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, of een verzekering die hetzelfde dekt, met een verzekerd bedrag van minimaal € 1.000.000 per aanspraak en € 2.000.000 per verzekeringsjaar;
2. heeft de beheerder een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van ten minste € 500.000 per gebeurtenis per jaar;
3. heeft de beheerder, als hij optreedt als bestuurder, een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering of een verzekering die hetzelfde dekt;
4. kan de beheerder op verzoek de polissen en een betalingsbewijs van de premie laten zien.

Daarvoor:

1. beheert de beheerder de financiën van de VvE volgens de wet, de akte van splitsing en besluiten van de VvE-vergadering;
2. voert de beheerder alle afgesproken taken uit;
3. houdt de beheerder de VvE op de hoogte van belangrijke wijzigingen van regels en wetten;
4. is de beheerder open en eerlijk over vergoedingen die hij krijgt bij overeenkomsten die hij voor de VvE afsluit, zoals provisies en commissies;
5. ondersteunt de beheerder het VvE-bestuur en eventuele commissies met kennis en ervaring, volgens de afgesproken taken.

Daarvoor:

1. is de beheerder goed bereikbaar via e-mail en andere digitale middelen;
2. maakt de beheerder afspraken met de VvE over zijn bereikbaarheid en reactietermijn;
3. is de beheerder bij noodsituaties altijd bereikbaar, als dat zo is afgesproken met de VvE;
4. werkt de beheerder met vaste contactpersonen of afdelingen die bij de VvE bekend zijn;
5. communiceert de beheerder met de VvE en het bestuur volgens de gemaakte afspraken;
6. bespreekt de beheerder regelmatig met de VvE hoe de uitvoering en de samenwerking gaan.