UBO-VvE: Alles wat je als VvE-bestuurder moet weten
Als eigenaar of bestuurder van een VvE krijg je te maken met regels rondom de UBO. Ontdek alle regels en praktische tips voor een correcte aanpak.
UBO staat voor 'ultimate beneficial owner', oftewel de uiteindelijke belanghebbende. VvE's zijn uitgezonderd van de verplichte inschrijving in het UBO-register, maar banken zijn wettelijk verplicht om te weten wie de UBO is voordat zij een zakelijke rekening openen. Dit is vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft). Het doel? Voorkomen dat de dienstverlening van banken wordt misbruikt voor witwassen of fraude.
Het UBO-register en VvE’s
Een UBO wordt geregistreerd in het zogenaamde UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Voor VvE's is deze inschrijving niet nodig: zij zijn uitgezonderd van de verplichting om zich in te schrijven in dat register. Toch kunnen zij te maken krijgen met de vraag naar de UBO. Bijvoorbeeld omdat banken de UBO moeten vaststellen. Zonder correcte gegevens kan de bank de rekening blokkeren, zoals bleek in een uitspraak van de rechtbank Amsterdam in 2023.
Wie geldt als UBO met feitelijke zeggenschap binnen een VvE?
VvE's moeten dus voor het openen van een VvE-bankrekening doorgeven wie de UBO is. In de wet staat hoe de UBO wordt bepaald. De UBO bij een VvE is de eigenaar met een aandeel van meer dan 25 procent of de eigenaar die meer dan 25 procent van de stemmen heeft. In een kleine VvE van 2 of 3 leden is er altijd een eigenaar met een aandeel van meer dan 25 %. Heeft niemand zo’n groot aandeel? Dan wordt het bestuur van de VvE als UBO aangemerkt, ook al heeft een VvE-bestuur geen feitelijke zeggenschap. Het doorgeven van de UBO is belangrijk, want geen of een verkeerde opgave kan leiden tot blokkering van de bankrekening. Banken mogen namelijk geen relatie aangaan zonder cliëntenonderzoek.
Praktische tips voor een correcte UBO-opgave
- Controleer wie meer dan 25% aandeel of stemrecht heeft. Is er niemand met een aandeel of stemrecht van meer dan 25 %? Dan worden de bestuursleden als UBO aangemerkt.
- Geef deze personen correct op als UBO bij de bank.
- Werk mee aan het cliëntenonderzoek en lever tijdig de benodigde informatie.
Gevolgen van niet-meewerken
Wanneer een VvE niet meewerkt aan het opgeven van de uiteindelijk belanghebbende (UBO), kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Banken zijn wettelijk verplicht om de identiteit van de UBO te achterhalen en te controleren. De bank vraagt daarvoor meestal om een UBO-verklaring in te vullen. Dat is een formulier met vragen om de UBO vast te stellen. Als een VvE medewerking aan het cliëntenonderzoek weigert , kan de bank besluiten om de rekening van de VvE te blokkeren. Dit betekent dat de VvE geen toegang meer heeft tot haar financiële middelen, waardoor betalingen aan leveranciers, onderhoudsbedrijven of andere partijen stil komen te liggen. In sommige gevallen kan dit zelfs leiden tot extra kosten, zoals boetes of rente, die de VvE moet betalen vanwege betalingsachterstanden. Het niet meewerken aan de identificatie van de UBO kan dus direct het functioneren van de VvE in gevaar brengen. Om te voorkomen dat de VvE in financiële problemen komt, is het essentieel dat de VvE actief meewerkt aan het vaststellen van de UBO.