VvE en verplichtingen

Oprichting en inschrijving KvK

De oprichting van een VvE gebeurt in een splitsingsakte, door een notaris opgesteld. Deze akte beschrijft de opsplitsing van het gebouw in appartementsrechten (appartementen). Na oprichting is inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) verplicht. Op de website van de Kamer van Koophandel vind je hierover meer informatie.

Onderhoud en reservefonds

Een VvE moet in een reservefonds geld reserveren voor onderhoud aan het appartementencomplex. 

Verzekeringen

Twee verzekeringen zijn voor een VvE verplicht: een opstalverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Sluit je als VvE een opstalverzekering af, laat hier dan een appartementenclausule in opnemen. Hierin staat dat de verzekeraar ook schade vergoedt die door één van de appartementseigenaren wordt veroorzaakt. Controleer daarnaast of glas is meeverzekerd; vaak heb je een aparte glasverzekering nodig. Naast een opstalverzekering is een aansprakelijkheidsverzekering verplicht. Deze dekt bijvoorbeeld schade aan een auto als een stuk dakbedekking naar beneden valt.

Verzekeringen die niet verplicht zijn maar wel aan te raden, zijn een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders en een rechtsbijstandsverzekering. Hiermee ben je verzekerd bij schade door het handelen van een bestuurder en bij een juridisch conflict met bijvoorbeeld een aannemer. 

Vergaderen

Als VvE moet je minimaal één keer per jaar vergaderen. Het bestuur presenteert tijdens deze bijeenkomst de jaarrekening en het jaarverslag. Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen. Meestal heb je hiervoor 10% van de stemgerechtigde leden nodig. Het bestuur moet voorafgaand aan de vergadering een agenda rondsturen.

Documenten

Als VvE heb je een splitsingsakte en een splitsingsreglement. Daarnaast is een huishoudelijk reglement handig, maar niet verplicht.

Splitsingsakte

De splitsingsakte, opgesteld door een notaris, vertelt hoe het pand is ‘opgesplitst’ en wie waar recht op heeft (de appartementsrechten). In de splitsingsakte moet staan:

• De locatie van het gebouw en de grond.
• Een omschrijving van wat er allemaal bij het gebouw hoort, en welke delen gemeenschappelijk zijn en welke privé.
• Hoe de appartementsrechten bij het Kadaster zijn vastgelegd en wie de appartementseigenaar is.
• Welk splitsingsreglement van toepassing is.

Splitsingsreglement

Het splitsingsreglement van een VvE is een onderdeel van de splitsingsakte en bepaalt de rechten en plichten van een VvE en de verschillende appartementseigenaren. In het splitsingsreglement moeten onder meer bepalingen staan over:

• de kosten en schulden die voor rekening van de gezamenlijke appartementseigenaren komen.
• het gebruik, het beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimtes en zaken.
• hoe het gebouw verzekerd is.
• de oprichting en statuten van de VvE.
• welk aantal stemmen iedere appartementseigenaar heeft.

Modelsplitsingsreglement

Een VvE kan in de splitsingsakte verwijzen naar een modelsplitsingsreglement. Een nieuwe VvE kiest meestal voor het meest recente exemplaar. Omdat oudere reglementen niet vervallen zodra de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie een nieuwe publiceert, bestaan er vijf versies naast elkaar: reglementen uit 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017. 

Het nieuwste modelreglement, uit 2017, is gebaseerd op dat van 2006. Belangrijke aanvullingen zijn regels over oplaadpunten voor elektrische auto’s en hoe VvE’s moeten sparen voor onderhoud.

Een nieuw modelreglement geldt dus niet automatisch voor bestaande VvE’s. Als een VvE het nieuwe reglement wil gebruiken, moet een notaris of gespecialiseerd advocaat de splitsingsakte wijzigen.

Huishoudelijk reglement

In een huishoudelijk reglement staan de leefregels die de eigenaren met elkaar hebben afgesproken. Voorbeelden hiervan zijn afspraken over het leggen van harde vloeren (in verband met geluidsoverlast) of over het niet ophangen van de was aan de voorzijde van het gebouw. 

De regels in het huishoudelijk reglement zijn bedoeld om het appartement er goed uit te laten zien en het woonplezier van de bewoners te vergroten. De regels in een huishoudelijk reglement mogen slechts aanvullend zijn op het splitsingsreglement.